Funcionalidades

Servidor

• Java 1.6 o superior
• JBoss Application server 4.2.x
• GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista
• Repositorio almacenado en el sistema de ficheros, MySQL, PostgreSQL, Oracle, MS SQL Server, etc. **
• Integración con otro software utilizando WebServices

Cliente

• Cliente web: puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar
• Rápida y agradable interface de usuario utilizando AJAX
• Funciona con los navegadores mas populares: Firefox, Internet explorer, Opera, Safari, Chrome.
• Traducido al Alemán, Alemán ( variante Austria ), Árabe, Búlgaro, Catalán, Bosnio, Chino simple, Chino tradicional, Checo, Danés, Euskera, Holandés, Inglés, Persa, Francés, Gallego, Griego, Húngaro, Indonesio, Italiano, Japones, Letón, Lituano, Macedonio, Polaco, Portugués, Portugués de Brasil, Rumano, Ruso, Serbio, Español, Sueco, Thailandes, Turco y Vietnamita.
• Soporte para idiomas internacionales:Ruso, Japonés, Chino.
• No se precisa instalar software cliente.
• Previsualización de ficheros multimedia.
• Configuración del idioma por defecto.
• Administración web
• WebDAV
• Opción de escanner integrado (precisa algun escanner TWAIN conectado al ordenador)
• Drag & drop ( ficheros o documentos) desde el escritorio
• Soporte para iPhone i Android ( sólo algunas funcionalidades )

Microsoft Office AddIn

• Los Addin de MS Office son compatibles desde la version 2000 hasta la versión 2007
• MS Outlook AddIn
• MS Word Addin
• MS Excel Addin
• MS PowerPoint Addin

OpenOffice AddOn

• OpenOffice Addon es compatible desde la version 3.2

Gestión documentos

• Subida masiva de documentos utilizando ficheros ZIP
• Descarga de carpetas como ficheros ZIP
• Bloqueo / Desbloqueo de documentos
• Gestión de favoritos
• Seleccionar carpeta de inicio por defecto
• Soporte para plantillas de documentos
• Documentos personales para cada usuario
• Papelera de reciclaje para cada usuario
• Notificación de eventos por correo electrónico (cuando se producen cambios)
• Envío de la url del documento por correo electrónico
• Envio del documento por correo electrónico ( attachment )
• Notas en los documentos
• Extracción de metadatos de los documentos
• Identificador único del documento
• Tags de usuario
• Tags del thesaurus
• Nube de tags
• Clasificación por categorías
• Grapado ( documentos / carpetas / correos electrónicos )

Pevisualización de documentos

• Autocad
• MS Office family
• Open Office family
• Ficheros PDF
• Fichero de vídeo y sonido
• Imágenes

OCR

• OCR ilimitado
• Lee binarios, escala de grises o imágenes en color.
• Extracción de texto, soporte con diccionarios inglés, francés, italizano, alemán, español y holandés.
• Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel.
• Búsqueda de datos en TIFF.
• Escaneo de páginas invertidas.

Antivirus integrado

• Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus. (Previene de añadir documentos con virus en el repositorio).

Control de versiones

• Basado en el modelo check-in / check-out
• Permite añadir comentarios a las versiones
• Permite acceder a versiones anteriores del documento
• Permite restaurar versiones anteriores del documento
• Permite compactar el histórico para liberar espacio

Propiedades de grupo (metadatos)

• Puede añadir sus propias propiedades de grupos al sistema (metadatos).
• Admite distintos formatos: inputs, listas simples, listas de seleccion múltiple, text areas
• Internacionalización de los valores de los metadatos
• Permite ordenar la posición de cómo aparecen los metadatos en la interfaz de usuario.

Seguridad

• Plug-in para autentificación basado en JAAS
• Soportepara LDAP, Active Directorio, DBMS, etc... (mediante un fichero de configuración). Por defecto OpenKM se proporciona con una base de datos embebida.
• Lista de control de acceso granular
• Flexibilidad en las opción de herencia de las listas de control de acceso.
• Seguridad por usuario y roles
• Permisos en documentos y carpetas
• Quedan registradas todas operaciones del usario
• Soporte para comunicaciones SSL.

Tablón

• Vista de usuario (documento editados, bloqueados, descargados, suscritos, últimos modificados, últimos subidos).
• Vista general (documentos mas  vistos/ modificados;  la última semana / mes; último subidos, últimos modificados
• Novedades de usuarios (agente de búsqueda)
• Vista de workflow
• Vista de correo electrónico (nuevos correos y attachments )
• Nube dedocumento, búsqueda y navegación.

Motor de búsqueda

• Búsquedas de documentos por contenido, palabras clave, fecha de modificación, autor y tipo de documento.
• Automáticamente indexa documento subidos en formato: Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3
• Búsquedas por sinónimos.
• Búsquedas ordenadas por relevancia
• Búsquedas utilizando propiedades de grupo (metadatos)
• Permite almacenar consultas
• Búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL
• Novedades de usuario
• Búsquedas a partir de una estructura de directorios jerárquica
• Permite seleccionar los objetos de búsqueda, carpetas, correos electrónicos o documentos
• Permite utilizar los tags de usuario para localizar documentos
• Permite utilizar metadatos para localizar documentos
• Opciones de búsqueda simple y avanzada
• Permite ordenar los resultados segun varios criterios
• Opciones de descarga o ir a la ubicación de un documento desde la vista de resultados
• Soporte para Stemming, stopwords y sinónimos
• Servicio push de novedades (basado en las consultas de usuario).

Administración

• Mostrar usuarios logeados
• Desbloquear y cancelar documentos editados
• Vista del repositorio
• Búsquedas avanzados utilizando XPATH y SQL
• Detalle del log de actividad
• Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros
• Exportar el repositorio al sistema de ficheros
• Administración del workflow
• Reports (jasper)
• Importación del thesaurus ( formatos owl o rdf ) (*)
• Vista de los parámetros de configuración
• Cuotas de usuario
• Perfiles de usuario ( funcionalidades a las que puede acceder un usuario )
• Programador de tareas ( scheduler )

Correo electrónico

• Captura del correo electrónico desde un servidor IMAP, Pop3
• Configuración de la cuenta de usuario
• Importación de texto, html y los attachments
• Captura de metadatos
• Importación automática y ordenación por filtros.

Thesaurus

• Vista de los documentos en la estructura del thesaurus
• Extracción automática de palabras clave
• Modulo de entrenamiento basado en skos y documentos de entrenamiento

Workflow 

• Permite crear complejos workflows
• Workflow de revisión, aprobación, validación
• Soporte de workflows paralelos y en serio.
• Permite asignar tareas a grupos o usuarios
• Desde el dashboard puede monitorizar las tareas de workflow, estado y proceso.
• Notificación de mensajes de correo configurables.
• Permite disparar un workflow automáticamente desde una carpeta o tipo de documento.

Generales

• Reports ( jasper reports )
• Workflow (JBPM)
• El usuario puede modificar su configuración (clave, correo electrónico, cuenta de correo).
• Permite configurar los mensajes que OpenKM emite a través del correo electrónico.
• Auditoría completa del usuario (log trace). Todas las operaciones del usuario quedan registradas y almacenadas en una base de datos.
• Permite restarurar documentos y carpetas desde la papelera de reciclaje.
• Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, metadatos, tipos de documentos, roles y usuarios proporcionando un amplio espacio para la colaboración.
• Convierte los formatos de documentos populares a pdf.
• Url única para cada documento.
• Integración con Microsoft Windows mediante WebDAVA
• Integración con escanners compatibles con TWAIN
• Webservices API (soap)
• Servicio de chat
• Servicio RSS
• Cuota de usuario
• Marca de agua en documentos ( texto o imagen ) (*)
• Firma electrónica (*)
• Mensjajería ( compartir consultas / suscripciones / enviar mensajes a usuarios ) (*)
• Generación de documentos con asistente (  conjuntamente con formularios y documentos se genera un documento final con los valores ) (*)
• Criptografía ( encriptar y desencriptar documentos ) (*)
• Sincronización con Google Contacts (*)
• Pestaña delog de actividad (*)
• Foros (*)
• Wiki (*)
• Integración con Zoho (* )
• Integración con Abby OCR
• Integración con Google Docs (*)

Funciones avanzadas

• Configuración de un servidor OpenKM espejo.

Funcionalidades planificadas

• Captura de una página web
• Integración con algunos navegadores
• Alias de documentos
• Vista de discusión de documentos
• Sincronización con google calendar
• Sincronización con carpetas de los ordenadores personales.

* Presente en la versión 5.1

** Cuando el repositorio se configura para almacenarse en el sistema de ficheros se está utilizando un formato específico de jackrabbit.